مقدمهای بر اهمیت حسابرسی داخلی فرآیند انبارداری
حسابرسی داخلی فرآیند انبارداری یکی از مهمترین فعالیتها برای کسب اطمینان از صحت، کارایی و اثربخشی مدیریت موجودی کالا در هر سازمانی است. انبارداری، شامل کلیه اقدامات از زمان دریافت کالا تا تحویل آن به درخواستکننده است و نیازمند فرآیندهای دقیق برای نگهداری و تحویل کالا بدون آسیب میباشد. این گزارش نمونه، بر اساس یک حسابرسی واقعی، به بررسی اهداف، روشها، یافتهها و پیشنهادهای بهبود در این حوزه میپردازد.
اهداف و دامنه حسابرسی داخلی انبار
هدف اصلی از حسابرسی فرآیند انبارداری، کسب اطمینان معقول نسبت به موارد زیر است:
- رعایت صرفه و صلاح شرکت در تمامی مراحل انبارداری.
- پایبندی به آییننامهها و بخشنامههای داخلی و خارجی مرتبط.
- شناسایی فرصتهای بهبود در فرآیند و ارائه پیشنهادهای اصلاحی کاربردی.
- اطمینان از ثبت صحیح رویدادهای مالی مربوط به موجودی کالا.
- بررسی دریافت، گروهبندی، جانمایی و تحویل مناسب اقلام.
این حسابرسی مطابق با استانداردهای حسابرسی داخلی و با در نظر گرفتن محدودیتهای ذاتی کنترلهای داخلی انجام شده است.
مراحل و نحوه رسیدگی در حسابرسی انبار
برای دستیابی به اهداف فوق، تیم حسابرسی داخلی اقدامات زیر را به صورت برنامهریزیشده اجرا کرد:
- کسب شناخت کافی: مطالعه فرآیند، مصاحبه با مسئولین و مشاهده حضوری عملیات انبار.
- تهیه چکلیست: تدوین چکلیست ارزیابی کنترلهای داخلی بر اساس استانداردهای بینالمللی و چارچوب COSO.
- تکمیل چکلیستها: برگزاری جلسات مشترک با مسئولین انبار در سایتهای مختلف شرکت.
- سندرسی نمونهای: بررسی اسناد و مدارک مربوط به اقلام خریداریشده و ثبتشده در دفاتر.
- ارزیابی ریسک: بررسی ریسکهای شناساییشده در سیستم مدیریت ریسک یکپارچه.
- بررسی مستندات: کنترل نحوه مستندسازی سوابق و اقدامات انجامشده.
یافتههای کلیدی و موارد مستعد بهبود
در جریان بررسیها، دو ضعف کنترلی بااهمیت شناسایی شد که نیازمند اقدامات اصلاحی فوری هستند.
۱. ضعف در کدگذاری و طبقهبندی کالا
یکی از مهمترین یافتهها در حسابرسی داخلی فرآیند انبارداری، نبود یک سیستم مدون و یکپارچه برای کدگذاری کالا بود. مشکلات اصلی در این زمینه عبارتند از:
- فقدان آییننامه مدون: شرکت فاقد آییننامه رسمی برای طبقهبندی و کدگذاری کالا است که منجر به ناهماهنگی میشود.
- نبود واحد مستقل: تخصیص کد توسط مسئول انبار و به صورت غیراستاندارد انجام میشود.
- عدم رعایت رویه یکسان: یک کالا هم با نام فارسی و هم لاتین کدگذاری شده است.
- عملکرد جزیرهای: انبارهای مختلف (اهواز، عسلویه، بوشهر، تهران) سیستم کدگذاری متفاوتی دارند که ردیابی کالا را غیرممکن میسازد.
ریسکها: این ضعف منجر به عدم انبارش صحیح، عدم دسترسی به اطلاعات دقیق موجودی و مشکلات در ردیابی کالا میشود.
پیشنهاد: تدوین فوری آییننامه کدگذاری کالا مطابق با استانداردهای صنعتی (مانند کدینگ شرکت نفت) و تخصیص یک کارشناس مسئول برای اجرای استاندارد آن ضروری است.
۲. نبود فرآیند مدون بازرسی فنی و کیفی کالا
دومین ضعف عمده، فقدان رویهای مشخص برای بازرسی کیفی و فنی کالاهای ورودی به انبار بود. این موضوع باعث بروز مشکلات زیر شده است:
- فقدان چکلیست بازرسی: هیچ چکلیست جامعی برای ارزیابی فنی و کیفی اقلام خریداریشده وجود ندارد.
- عدم مستندسازی تاییدیه: تایید کیفی کالا توسط واحد متقاضی به صورت شفاهی انجام شده و سوابق مکتوبی بایگانی نمیشود.
- خرید قطعات بیکیفیت: گزارشها نشان میدهد برخی قطعات به دلیل عدم بازرسی فنی، کمتر از ۳ ماه پس از نصب از کار افتادهاند.
ریسکها: این نارسایی ریسک خرید مواد بیکیفیت، توقف تولید، افزایش هزینههای تعمیر و نگهداری و کاهش کارایی داراییها را به شدت افزایش میدهد.
پیشنهاد: تعیین یک نیروی بازرس فنی و کیفی، تدوین چکلیستهای بازرسی استاندارد و الزام به مستندسازی تمامی تاییدیههای فنی قبل از رسید انبار قطعی.
نتیجهگیری
نتایج حاصل از این حسابرسی نشان میدهد که کنترلهای داخلی حاکم بر فرآیند انبارداری، از نظر طراحی و کارایی، نیازمند بازبینی و بهبود جدی است. اجرای پیشنهادهای ارائهشده میتواند به کاهش ریسکها و افزایش شفافیت و کارایی در مدیریت انبار کمک شایانی نماید.
منبع: گزارش حسابرسی داخلی–فرآیند انبارداری شرکت نمونه (سهامی عام)
