راهنمای کامل منشور کمیته حسابرسی: وظایف و مسئولیتها
مقدمه: منشور کمیته حسابرسی چیست؟
منشور کمیته حسابرسی یک سند حیاتی است که عملیات کمیته حسابرسی هیئت مدیره را هدایت میکند. این سند، ساختار، اهداف، وظایف و مسئولیتهای کمیته را به وضوح تعریف کرده و به عنوان نقشه راهی برای نظارت بر فرآیندهای گزارشگری مالی، کنترلهای داخلی و عملکرد حسابرسان عمل میکند. درک این منشور برای سهامداران، سرمایهگذاران و مدیریت شرکت ضروری است تا از سلامت و شفافیت مالی سازمان اطمینان حاصل شود.
I. ساختار و سازماندهی کمیته
این منشور، عملیات کمیته حسابرسی (که از این پس «کمیته» نامیده میشود) هیئت مدیره را اداره میکند. کمیته باید حداقل سالی یکبار این منشور را بررسی و ارزیابی مجدد کرده و برای تصویب به هیئت مدیره ارائه دهد.
اعضای کمیته توسط هیئت مدیره منصوب میشوند و باید حداقل از سه مدیر تشکیل شوند که هر یک باید مدیری مستقل، غیراجرایی و عاری از هرگونه رابطهای باشند که در اعمال قضاوت مستقل وی تداخل ایجاد کند. علاوه بر این، هر عضو کمیته باید طبق قوانین و مقررات کمیسیون بورس و اوراق بهادار (SEC)، بازار بورس نزدک و هر نهاد نظارتی دیگری بر شرکت، مستقل باشد. تمامی اعضای کمیته باید درک اولیهای از امور مالی و حسابداری داشته و قادر به خواندن و درک صورتهای مالی باشند. کمیته باید تشخیص دهد که آیا یکی از اعضا دارای تخصص مدیریت مالی کافی برای احراز صلاحیت به عنوان «کارشناس مالی» کمیته حسابرسی، طبق تعریف قوانین و مقررات SEC، است یا خیر.
در صورتی که رئیس کمیته تعیین نشده یا حاضر نباشد، اعضای کمیته میتوانند با رأی اکثریت، یک رئیس را تعیین کنند.
II. اهداف کمیته حسابرسی
کمیته به هیئت مدیره در انجام مسئولیت نظارتی خود در قبال سهامداران، جامعه سرمایهگذاری و سایرین در زمینههای زیر کمک میکند:
- یکپارچگی صورتهای مالی شرکت و فرآیند گزارشگری مالی؛
- سیستمهای کنترل داخلی حسابداری و مالی؛
- صلاحیت، استقلال و عملکرد حسابرسان مستقل شرکت؛
- پایبندی شرکت به سیاستهای اخلاقی و الزامات قانونی و نظارتی؛
- و عملکرد واحد حسابرسی داخلی شرکت.
در انجام این وظایف، مسئولیت کمیته حفظ ارتباط آزاد و باز بین کمیته، حسابرسان مستقل، حسابرسان داخلی و مدیریت شرکت است. کمیته در ایفای نقش نظارتی خود، اختیار دارد تا هر موضوعی را که به اطلاع آن میرسد، با دسترسی کامل به کلیه دفاتر، سوابق، امکانات و پرسنل شرکت بررسی کند و قدرت استخدام وکیل خارجی یا سایر کارشناسان را برای این منظور دارد.
اجزای برنامه حسابرسی داخلی
با توجه به عملکرد حسابرسی داخلی، کمیته حسابرسی اجزای برنامه حسابرسی را بر اساس مقرراتی مانند 12 CFR 30 تعریف میکند که شامل موارد زیر است:
- نظارت کافی بر کنترلهای داخلی؛
- ارزیابی ریسک مناسب؛
- مبنای مستقل و عینی؛
- انجام توسط افراد واجد شرایط؛
- آزمون و بررسی کافی سیستمهای اطلاعاتی؛
- مستندسازی آزمونها، یافتهها و نتایج، و همچنین اقدامات اصلاحی و اعتبارسنجی؛
- تأیید و بررسی اقدامات مدیریت برای رسیدگی به ضعفهای بااهمیت؛
- بررسی اثربخشی سیستمهای حسابرسی داخلی توسط کمیته حسابرسی یا هیئت مدیره.
III. جلسات کمیته
کمیته باید حداقل چهار بار در سال، یا در صورت لزوم بیشتر، تشکیل جلسه دهد. به عنوان بخشی از وظیفه خود برای تقویت ارتباطات باز، کمیته باید حداقل سالی یکبار با حسابرسان مستقل برای بحث در مورد موضوعاتی که به نظر هر یک از طرفین باید مورد بحث قرار گیرد، جلسه داشته باشد. مدیر ارشد حسابرسی در تمام جلسات کمیته حسابرسی حضور دارد. کمیته ممکن است در صورت لزوم از مدیریت برای شرکت در جلسات دعوت کند. در پایان هر جلسه، اعضای هیئت مدیره کمیته حسابرسی این فرصت را دارند که در صورت تمایل، یک جلسه اجرایی بدون حضور مدیر ارشد حسابرسی برگزار کنند.
به صورت فصلی، پیش از ارائه گزارش 10-Q، کمیته حسابرسی با حسابرسان مستقل، مدیریت و مدیر ارشد حسابرسی برای بررسی صورتهای مالی شرکت جلسه خواهد داشت. کمیته میتواند در صورت تمایل، مسئولیت شرکت در این جلسات فصلی را به رئیس کمیته واگذار کند. سالانه، پیش از ارائه گزارش 10-K، رئیس و سایر اعضای کمیته با حسابرسان مستقل، مدیریت و حسابرسی برای بررسی صورتهای مالی شرکت جلسه برگزار میکنند.
IV. وظایف، مسئولیتها و فرآیندهای کمیته
مسئولیت کمیته، نظارت بر فرآیند گزارشگری مالی شرکت از طرف هیئت مدیره و گزارش نتایج فعالیتهای خود به هیئت مدیره است. مدیریت مسئول تهیه، ارائه و یکپارچگی صورتهای مالی شرکت و همچنین مناسب بودن اصول حسابداری و سیاستهای گزارشگری مورد استفاده شرکت است. حسابرسان مستقل مسئول حسابرسی صورتهای مالی شرکت و بررسی صورتهای مالی میاندورهای حسابرسینشده شرکت هستند.
کمیته در انجام مسئولیتهای خود معتقد است که سیاستها و رویههای آن باید انعطافپذیر باقی بمانند تا به بهترین شکل به شرایط و موقعیتهای متغیر واکنش نشان دهند. کمیته باید اقدامات مناسب را برای تعیین «لحن» کلی شرکت برای گزارشگری مالی باکیفیت، شیوههای مدیریت ریسک کسبوکار صحیح و رفتار اخلاقی انجام دهد.
الف. مسائل مربوط به صورتهای مالی و افشا
- تهیه گزارش مورد نیاز قوانین SEC برای درج در بیانیه وکالت سالانه شرکت.
- بحث در مورد صورتهای مالی میاندورهای، از جمله یادداشتهای توضیحی و بحث و تحلیل مدیریت از وضعیت مالی و نتایج عملیات، با مدیریت، حسابرسی و حسابرسان مستقل قبل از ارائه گزارش فصلی شرکت در فرم 10-Q.
- به عنوان بخشی از فرآیند 10-Q و 10-K، بررسی و بحث در مورد بیانیههای مطبوعاتی مربوط به گزارش نتایج مالی، و همچنین اطلاعات مالی و راهنماییهای سود ارائه شده به تحلیلگران و آژانسهای رتبهبندی.
- بررسی صورتهای مالی و افشاگریها در بخش «بحث و تحلیل مدیریت از وضعیت مالی و نتایج عملیات» که در گزارش سالانه شرکت در فرم 10-K گنجانده میشود.
- دریافت و بررسی گزارشهای منظم از حسابرس مستقل در مورد سیاستها و رویههای حیاتی شرکت.
- بحث در مورد مسائل مهم گزارشگری مالی و قضاوتهای انجام شده در تهیه صورتهای مالی شرکت، از جمله هرگونه تغییر قابل توجه در انتخاب یا کاربرد اصول حسابداری.
ب. نظارت بر رابطه شرکت با حسابرس مستقل
- کمیته مستقیماً مسئول انتصاب و خاتمه، حقالزحمه و جبران خدمات، و نظارت بر کار حسابرسان مستقل است.
- کمیته باید کلیه خدمات قابل ارائه به شرکت توسط حسابرسان مستقل را تأیید کند، از جمله پیشتأیید خدمات حسابرسی و هرگونه خدمات غیرحسابرسی قابل توجه.
- دریافت و بررسی گزارش کتبی از حسابرس مستقل حداقل سالی یکبار در مورد رویههای کنترل کیفیت داخلی آنها و مسائل مرتبط.
- بررسی و ارزیابی شریک اصلی تیم حسابرس مستقل و اطمینان از چرخش پرسنل کلیدی حسابرسی طبق قوانین.
- ایجاد سیاستهایی برای استخدام کارکنان یا کارکنان سابق حسابرسان مستقل خود مطابق با قوانین و مقررات قابل اجرا.
- بحث در مورد دامنه کلی و برنامههای حسابرسی داخلی و مستقل، از جمله کفایت کارکنان و جبران خدمات.
- کمیته باید هرگونه مشکل یا دشواری حسابرسی و پاسخ مدیریت را با حسابرس مستقل بررسی کند.
ج. نظارت بر عملکرد حسابرسی داخلی شرکت
- بحث با مدیریت در مورد مسئولیتهای حسابرسی داخلی شرکت، بودجه و کارکنان و هرگونه تغییر پیشنهادی در دامنه برنامهریزی شده حسابرسی.
- بررسی گزارشهای تهیهشده توسط واحد حسابرسی داخلی برای مدیریت.
- بررسی انتصاب، جبران خدمات و جایگزینی مدیر ارشد حسابرسی.
- بررسی گزارش ردیابی یافتههای حسابرسی در جلسات کمیته حسابرسی.
د. سایر موارد
- ایجاد رویههایی برای دریافت، نگهداری و رسیدگی به شکایات دریافتی در مورد حسابداری، کنترلهای داخلی حسابداری یا مسائل حسابرسی.
- کمیته باید گزارشهای وکلای شرکت در مورد شواهد نقض بااهمیت قوانین اوراق بهادار یا نقض وظایف امانتداری را دریافت کند.
- کمیته باید حداقل سالیانه ارزیابی عملکرد خود را از طریق خودارزیابی کمیته حسابرسی انجام دهد تا مشخص کند آیا به طور مؤثر عمل میکند یا خیر.
- انجام هرگونه فعالیت دیگری که با این منشور، اساسنامه شرکت و قوانین و مقررات سازگار باشد.
- کمیته باید بررسی مناسبی از تمام معاملات اشخاص وابسته به صورت مستمر انجام دهد و همه این معاملات را تصویب کند.
منبع: OLD SECOND BANCORP, INC. AUDIT COMMITTEE CHARTER – JANUARY 2023
