افزایش اثربخشی حسابرسی داخلی برای هر حسابرس حرفهای یک ضرورت است. با توجه به الزامهای نظارتی، ظهور ریسکهای جدید و مسئولیتهای روزمره، یافتن راههایی برای بهینهسازی عملکرد نه تنها مفید، بلکه حیاتی است. بسیاری از مدیران ارشد حسابرسی داخلی، تیمهای کوچکی با منابع محدود را رهبری میکنند. این مقاله راهکارهای عملی و قابل اجرا برای سادهسازی کار و افزایش بهرهوری تیم شما ارائه میدهد.
گام اول: زمان خود را پیگیری کنید
وقتی اصطلاح «بهرهوری پروژه» را میشنوید، چه چیزی به ذهنتان میرسد؟ مدیران ارشد حسابرسی داخلی باید بتوانند این مفهوم را به روشنی تعریف کنند. اثربخشی پروژه را میتوان به سادگی با فرمول زیر محاسبه کرد:
اثربخشی پروژه = ساعات واقعی پروژه ÷ ساعات بودجهبندی شده پروژه
پروژهای که بیش از بودجه زمانی خود طول بکشد، زمان پروژههای دیگر را میگیرد. در مقابل، پروژههایی که زودتر تمام میشوند، انعطافپذیری ارزشمندی ایجاد میکنند. برای درک بهتر اثربخشی، نیاز به ابزارهای مناسب برای بودجهبندی و پیگیری زمان دارید. در نهایت، افزایش اثربخشی یعنی انجام کار بیشتر با همان میزان زمان.
گام دوم: زمانبندی را با در نظر گرفتن اثربخشی انجام دهید
یکی از سریعترین راههای بهبود اثربخشی حسابرسی، تخصیص پروژه مناسب به فرد مناسب است. تطبیق مهارتها با وظایف میتواند اثربخشی و روحیه تیم را به طور قابل توجهی افزایش دهد.
شناسایی نقاط قوت تیم
زمانی را برای شناسایی نقاط قوت تیم خود کنار بگذارید. پروژهها را به صورت راهبردی تخصیص دهید. برای مثال:
- فردی با سابقه حسابداری را مسئول حسابرسی صورتهای مالی کنید.
- فردی با مهارت در کشف تقلب را به پروژههای تحلیلی اختصاص دهید.
- شخصی با شخصیت اجتماعی را در پروژههایی قرار دهید که مستلزم ارتباط زیاد با کارکنان است.
وقتی افراد در حوزه تخصص خود کار میکنند، کارایی افزایش یافته و مهارتهای نرم آنها نیز تقویت میشود. پس از افزایش کارایی، میتوانید با جابجایی پروژهها، به اعضای تیم فرصت دهید مهارتهای جدیدی بیاموزند.
گام سوم: از تغییرات کوچک و تاثیرگذار شروع کنید
بسیاری از پیشرفتهای بزرگ، از اصلاحات جزئی آغاز میشوند. بر تغییرات سادهای متمرکز شوید که به راحتی قابل پیادهسازی هستند. در ادامه چند روش ساده برای افزایش اثربخشی حسابرسی ارائه شده است:
- ارتباطات شفاف: هنگام ارسال درخواستهای حسابرسی، مهلتها را به روشنی اعلام کنید تا از رفتوآمدهای غیرضروری جلوگیری شود.
- مدیریت ایمیل: زمان مشخصی در روز را به خواندن و پاسخ دادن به ایمیلها اختصاص دهید تا از حواسپرتی جلوگیری کنید.
- گزارشنویسی مختصر: اصل «کمتر، بهتر است» را در گزارشگری به کار بگیرید. جملات کوتاه و صریح بنویسید تا فهم و اجرای توصیهها آسانتر شود.
- پرهیز از دوبارهکاری: با حسابرسان خارجی یا مشاوران در ارتباط باشید تا فعالیتها تکراری نشوند.
گام چهارم: قدرت برنامهریزی را دست کم نگیرید
برنامهریزی یکی از مهمترین عناصر برای ایجاد اثربخشی پایدار است. هر یک ساعت برنامهریزی دقیق میتواند تا ده ساعت در مرحله اجرای حسابرسی صرفهجویی کند. مراحل اصلی برنامهریزی که باید در هر حسابرسی لحاظ شود، عبارتند از:
- بازبینی کامل برنامه حسابرسی و بهروزرسانی آن.
- جلسه با مدیران واحد مورد حسابرسی برای جمعآوری دیدگاهها.
- تهیه برنامه مقدماتی حسابرسی.
- مطالعه دستورالعملها، رویهها و سایر مستندات کلیدی.
- بررسی نمودار سازمانی برای آشنایی با نقشها و مسئولیتها.
برنامهریزی قوی باعث بهبود ارتباط بین حسابرسان و افراد مورد حسابرسی میشود. این امر به همکاری بیشتر، یافتههای معنادارتر و بهبود نتایج در زمینه مدیریت ریسک منجر خواهد شد.
گام پنجم: برای پیشرفت واقعی، تلاش واقعی لازم است
اثربخشی واقعی نتیجه یک ابزار یا ترفند خاص نیست، بلکه محصول انضباط، شفافیت و تلاش پایدار است. افراد کارآمد ویژگیهای مشترکی دارند؛ آنها تحت فشار آرام هستند، ارتباطات شفافی دارند، به زمان آگاهند و بر راهحل تمرکز میکنند. دفعه بعد که در حال انجام کاری هستید، از خود بپرسید:
- آیا این کار واقعاً باید انجام شود؟
- آیا لازم است خودم آن را انجام دهم؟
- آیا باید همین الان انجام شود؟
اگر پاسخ هر یک از این سؤالها «نه» است، شاید بهتر باشد تمرکز خود را تغییر دهید. اولویتبندی آگاهانه، موثرترین راه برای بهبود اثربخشی در بلندمدت است.
اثربخشی از آگاهی آغاز میشود
افزایش اثربخشی در حسابرسی داخلی به معنی سرسری گرفتن کار یا عجله در اجرای پروژهها نیست. بلکه استفاده آگاهانه از زمان و ایجاد سیستمهایی است که از موفقیت شما پشتیبانی میکنند. هرکدام از این گامها به تنهایی کوچکاند، اما در کنار هم میتوانند منجر به افزایش چشمگیر اثربخشی، کیفیت کار و رضایت شغلی شوند. برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید به منابع سازمانهای معتبر بینالمللی مراجعه کنید.
منبع: گامهای افزایش اثربخشی حسابرسی داخلی – محمد غواصی کناری
