مقدمهای بر کنترل حسابهای پرداختنی در واحدهای تابعه
کنترل حسابهای پرداختنی یکی از فرآیندهای حیاتی در نظارت و کنترل بر عملکرد مالی واحدهای مستقل، مانند واحدهای تابعه دانشگاه علوم پزشکی مشهد، محسوب میشود. اجرای صحیح این کنترلها علاوه بر انطباق با استانداردهای حسابداری، به شفافیت و دقت گزارشهای مالی کمک شایانی میکند. هدف از این کنترلها، حصول اطمینان از صحت، تمامیت و وجود واقعی بدهیها است.
اصول کلیدی و ضروری در کنترل داخلی حسابهای پرداختنی
برای اطمینان از عملکرد صحیح مالی و جلوگیری از هرگونه مغایرت، رسیدگی به موارد زیر در مبحث کنترل حسابهای پرداختنی ضروری است. مهمترین این موارد عبارتند از:
- اثبات وجود (Existence): مشاهده عینی فاکتور و تعیین ماهیت حساب برای اثبات وجود بدهی باید مورد توجه قرار گیرد.
- اثبات ارزش (Valuation): سندرسی و کنترل دقیق فاکتورها برای تأیید صحت ارزش ریالی آنها ضروری است.
- اثبات مالکیت (Rights and Obligations): کنترل پلاکهای نصب شده بر روی داراییها و تطبیق آنها با فاکتور خرید که به نام واحد صادر شده، برای اثبات مالکیت اهمیت دارد.
- اثبات تمامیت (Completeness): ردیابی متقابل بین دفاتر حسابداری و پلاکهای نصب شده (از سند به کالا و از کالا به سند) جهت اطمینان از ثبت تمامی تعهدات انجام شود.
- افشاء صحیح (Disclosure): در خصوص حسابهای پرداختنی سنواتی و راکد، کنترل بیشتر برای افشاء صحیح اطلاعات در صورتهای مالی ضروری به نظر میرسد.
- تهیه صورت ریز حسابها: صورت ریز حسابهای پرداختنی به تفکیک باید جهت ارسال تأییدیه و آنالیز دقیق حسابها تهیه گردد.
- کنترل حسابهای سنواتی: برای حسابهای دارای مانده سنواتی، کنترلهای بیشتری شامل آنالیز مانده اول دوره، پیگیری آتی، و سندرسی اقلام تشکیلدهنده مانده پایان دوره باید صورت پذیرد.
- ممهور کردن ضمائم: کلیه ضمائم اسناد حسابداری تعهدی باید با مهری حاوی نام واحد، شماره سند و عبارت «سند صادر شد» ممهور گردند.
اهداف تعیین شده در برنامه رسیدگی
برنامه رسیدگی به حسابها و اسناد پرداختنی مبتنی بر مفاهیم نظری گزارشگری مالی و الزامات استانداردهای حسابداری و حسابرسی است. اهداف اصلی این برنامه شامل موارد زیر است:
- اطمینان از اینکه معاملات ثبت شده در سرفصلهای حسابها و اسناد پرداختنی واقعاً روی دادهاند (اثبات وجود).
- شناسایی و ثبت تمامی معاملاتی که حائز شرایط شناخت به عنوان بدهی هستند (اثبات تمامیت).
- بررسی صحت محاسبات ریاضی اسناد ثبت شده در دفاتر.
- اطمینان از اینکه بدهیهای مندرج در ترازنامه به نحو صحیح تهاتر، طبقهبندی و افشا شدهاند (کفایت نحوه ارائه و افشا).
روشهای اجرایی در رسیدگی به حسابها و اسناد پرداختنی
برای دستیابی به اهداف فوق، روشهای رسیدگی مشخصی باید اجرا شوند که به طور خلاصه در ادامه آمده است:
الف) حسابهای پرداختنی و پیشدریافتها:
- تهیه صورت ریز حسابها، اطمینان از طبقهبندی مناسب و انتخاب تعدادی از اقلام برای رسیدگی دقیقتر.
- تحلیل گردش حساب طی دوره برای شناسایی اقلام تشکیلدهنده مانده حساب.
- رسیدگی به مدارک و مستندات اقلام عمده و غیرعادی.
- پیگیری مانده حسابهای انتخابی در سال مالی بعد تا تاریخ رسیدگی.
- اطمینان از تسعیر صحیح ارز بدهیهای پولی در تاریخ ترازنامه.
ب) اسناد پرداختنی:
- دریافت صورت ریز مانده اسناد پرداختنی شامل اطلاعاتی نظیر شماره سند، تاریخ سررسید، طرف حساب و مبلغ.
- بازرسی مدارک، مستندات و مجوزهای لازم برای اقلام عمده و غیرعادی.
- تهیه صورت ریز اسناد پرداختنی سررسید گذشته و بررسی وضعیت آنها در تاریخ رسیدگی.
در نهایت، تکمیل فرمهای استاندارد مانند فرم تأییدیه حسابهای دریافتنی و پرداختنی و فرم کنترل حسابها، به حصول اطمینان از نتایج رسیدگی کمک میکند و منجر به ارائه یک گزارش دقیق و قابل اتکا از عملکرد مالی واحد میشود.
منبع: اداره نظارت و پایش عملکرد مالی دانشگاه علوم پزشکی مشهد – پاییز ۱۳۹۹
