راهنمای کامل نگارش گزارش حسابرسی داخلی حرفهای
مقدمهای بر نگارش گزارش حسابرسی داخلی: ابزاری برای ارتباط مؤثر
نگارش گزارش حسابرسی داخلی یکی از مهمترین مهارتهای یک حسابرس داخلی است. این گزارشها ابزار اصلی برای اطلاعرسانی نتایج پروژههای اطمینانبخشی به ذینفعان کلیدی سازمان هستند. این مقاله با بهرهگیری از استانداردهای بینالمللی اجرای حرفهای حسابرسی داخلی و رهنمودهای انجمن حسابرسان داخلی (IIA)، به بررسی اصول و بهترین شیوهها در این زمینه میپردازد. هدف، ارائه یک راهنمای کاربردی برای تدوین گزارشهایی است که دقیق، واضح، مختصر و تأثیرگذار باشند.
شناخت ذینفعان و استفادهکنندگان گزارش حسابرسی داخلی
گزارشهای حسابرسی داخلی باید با در نظر گرفتن تنوع دریافتکنندگان و نیازهای اطلاعاتی هر یک از آنها تهیه شوند. استفادهکنندگان اصلی گزارش معمولاً شامل افراد زیر هستند:
- صاحبان فرآیند و مدیریت مربوطه
- مدیریت ارشد سازمان
- هیئت مدیره و کمیته حسابرسی
- سایر ذینفعان در صورت لزوم (مانند حسابرسان مستقل)
طبق استاندارد ۲۴۴۰ با عنوان «انتشار نتایج»، مدیر ارشد حسابرسی داخلی موظف است نتایج را به اشخاص ذیصلاح اطلاع دهد. معمولاً یک فهرست توزیع استاندارد وجود دارد که بر مبنای هر پروژه تعدیل میشود. مدیر ارشد حسابرسی داخلی باید با هماهنگی مدیریت، فهرست توزیع مناسب را تعیین کند تا اطمینان حاصل شود که نتایج به دست افرادی میرسد که مسئولیت و اختیار لازم برای اقدام بر اساس توصیهها را دارند. تصمیمگیری نهایی در مورد دریافتکنندگان و نحوه توزیع بر عهده مدیر ارشد حسابرسی داخلی است.
گزارشهای حسابرسی اسناد محرمانهای محسوب میشوند و توزیع آنها باید بر اساس نیاز به دانستن صورت گیرد. برای به اشتراکگذاری اطلاعات با سایر واحدها، میتوان از خلاصهها یا نسخههای ویرایششده گزارش استفاده کرد. همچنین، ممکن است برای هیئت مدیره تنها ارائه خلاصه اجرایی کافی باشد.
ملاحظات مربوط به توزیع گزارش خارج از سازمان
استاندارد ۲۴۴۰.الف۲ تأکید میکند که پیش از انتشار نتایج به اشخاص برونسازمانی، مدیر ارشد حسابرسی داخلی باید ریسک بالقوه را ارزیابی کرده، با مدیریت ارشد و مشاور حقوقی مشورت نماید و محدودیتهایی برای استفاده از نتایج اعمال کند، مگر اینکه قانون یا مقررات مانعی ایجاد کرده باشد. برای اطلاعات بیشتر میتوانید به مقاله ما در مورد استانداردهای حسابرسی داخلی مراجعه کنید.
محتوا و ساختار یک گزارش حسابرسی داخلی استاندارد
قالب و ساختار گزارش حسابرسی داخلی در سازمانهای مختلف متفاوت است و باید با فرهنگ سازمانی، رویههای ارتباطی و انتظارات مدیریت ارشد و هیئت مدیره همخوانی داشته باشد. بر اساس استاندارد ۲۴۲۰ با عنوان «کیفیت اطلاعرسانی»، اطلاعات باید دقیق، بیطرفانه، واضح، سازنده، کامل و بهموقع باشند. هنگام تهیه گزارش، باید به پرسشهای زیر درباره مخاطب پاسخ داد:
- مهمترین خوانندگان گزارش چه کسانی هستند؟
- چه میزان از فعالیت حسابرسیشده اطلاع دارند؟
- گزارش چگونه مورد استفاده قرار خواهد گرفت؟
- مشکلات شناساییشده چه تأثیری بر خواننده خواهند داشت؟
اجزای اصلی گزارش حسابرسی
یک گزارش جامع معمولاً شامل اجزای زیر است:
- عنوان گزارش: مشخصکننده موضوع حسابرسی.
- هدف و دامنه: دلیل انجام پروژه و فعالیتهای تحت پوشش.
- تاریخچه: خلاصهای کوتاه از فعالیت یا فرآیند مورد حسابرسی.
- نتیجهگیری کلی: خلاصهای از ارزیابی کلی پروژه که اغلب مشاهدات بااهمیت را برجسته میکند.
- مشاهدات (یافتهها): هر مشاهده باید شامل عنوان، درجه اهمیت (ریسک)، بیان حقایق (شرایط، معیارها، علت، تأثیر)، توصیهها و برنامه اقدام مدیریت باشد.
- رتبهبندی پروژه: ارزیابی کلی پروژه (مانند رضایتبخش، نیازمند بهبود، غیررضایتبخش).
- فهرست توزیع: لیست افراد و بخشهایی که گزارش را دریافت میکنند.
زمانبندی و انتشار نتایج پروژه
انتشار بهموقع گزارش به مدیریت امکان میدهد تا اقدامات اصلاحی مناسب را در زمان مقتضی انجام دهد. زمانبندی انتشار به عواملی مانند نوع پروژه (برنامهریزیشده یا ویژه) و پیچیدگی آن بستگی دارد.
- ارتباطات میاندورهای: برای مشاهدات با ریسک بالا، بهتر است مدیر ارشد حسابرسی موارد را به صورت شفاهی قبل از صدور گزارش مکتوب مطرح کند. گزارشهای میاندورهای به مدیریت امکان میدهند تا برنامههای اقدام را بلافاصله آغاز کنند.
- ارتباط مستمر: در طول پروژه، ارتباط مستمر (شفاهی یا کتبی) با صاحبان فرآیند به ایجاد مشارکت کمک کرده و از بروز سوءتفاهم جلوگیری میکند.
گزارش مکتوب نهایی باید بهموقع و پس از اتمام پروژه صادر شود و فاقد هرگونه غافلگیری برای مدیریت باشد.
سبک نگارش و ملاحظات کلیدی
هنگام نگارش گزارش، باید به نیازهای خوانندگان توجه کرد. نتایج باید به صورت منظم و مرتب، مثلاً بر اساس اهمیت یا موضوع، ارائه شوند. استفاده از کلمات ساده، جملات کوتاه و پرهیز از اصطلاحات فنی پیچیده ضروری است. نمودارها، جداول و طرحهای گرافیکی میتوانند به برجستهسازی پیامهای کلیدی کمک کنند. لحن گزارش باید سازنده و نه خصمانه باشد. یک سیستم کنترل داخلی قوی، مبنای گزارشگری دقیق است.
خلاصه اجرایی: دروازه ورود به گزارش
خلاصه اجرایی اولین بخشی است که ذینفعان مطالعه میکنند و باید مروری شفاف و مختصر از نتایج پروژه ارائه دهد. این بخش باید رویههای خوب، اقدامات بااهمیت مدیریت و پیامهای کلیدی را برجسته کند و عاری از اصطلاحات فنی باشد. اجزای اصلی آن عبارتند از:
- مقدمه، اهداف، دامنه و نتایج پروژه
- نتیجهگیریهای مربوط به فرآیندهای حسابرسیشده
- خلاصهای از مشاهدات بااهمیت
- نگرانیهای مربوط به پذیرش ریسک توسط مدیریت
مشاهدات، توصیهها و پاسخ مدیریت
این بخش، جوهره گزارش را تشکیل میدهد. هر مشاهده باید شامل موارد زیر باشد:
- شرایط موجود: حقایق واقعی که در طول پروژه شناسایی شدهاند.
- معیارها: استانداردها یا انتظاراتی که برای ارزیابی استفاده میشوند (وضعیت مطلوب).
- علت: دلیل اصلی تفاوت میان شرایط موجود و معیارها. شناسایی علت ریشهای برای جلوگیری از وقوع مجدد مشکل حیاتی است.
- تأثیر: ریسک یا پیامد ناشی از عدم انطباق با معیارها.
- توصیه: راهحل عملی و قابل اجرا برای کاهش ریسکهای شناساییشده.
- برنامه اقدام مدیریت: پاسخ مدیریت که شامل اقدام اصلاحی، مسئول اجرا و تاریخ هدف برای تکمیل است.
این ساختار به ذینفعان کمک میکند تا مشکل، ریشه آن، پیامدهای بالقوه و راهحل پیشنهادی را به وضوح درک کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید به وبسایت انجمن حسابرسان داخلی (IIA) مراجعه کنید.
منبع: دوماهنامه حسابرسان داخلی – خرداد و تیر ۱۴۰۰ – ترجمه: محمد غواصی کناری و شاهرخ شهرابی
