استانداردهامدیریت کیفیت و مدیریت موسسه حسابرسیمقالات
نمونه کامل پرسشنامه ارزیابی سیستم کنترل داخلی برای حسابرسان
مقدمهای بر ارزیابی سیستم کنترل داخلی
پرسشنامه ارزیابی سیستم کنترل داخلی یکی از ابزارهای کلیدی برای حسابرسان و مدیران مالی است تا از اثربخشی فرآیندهای سازمانی اطمینان حاصل کنند. این پرسشنامه به شناسایی نقاط ضعف و قوت در محیط کنترلی، مدیریت ریسک و حاکمیت شرکتی کمک شایانی میکند. در این مقاله، یک نمونه کامل از این پرسشنامه را برای ارزیابی جامع کنترلهای داخلی در یک شرکت نمونه بررسی میکنیم.
محیط کنترلی: سنگ بنای کنترلهای داخلی
محیط کنترلی شامل نگرشها، آگاهی و اقدامات مدیریت و هیئت مدیره در مورد سیستم کنترل داخلی و اهمیت آن در سازمان است. این بخش به مؤلفههای زیر تقسیم میشود:
الف- درستکاری و ارزشهای اخلاقی
۱. وجود و رعایت آییننامه رفتاری
- آیا واحد مورد رسیدگی دارای آییننامه رفتاری رسمی میباشد؟
- آیا مفاد آییننامه رفتاری در واحد مورد رسیدگی رعایت میشود؟
- آیا محتوای آییننامه رفتاری فراگیر است و در آن به تضاد منافع، پرداختهای غیرقانونی یا نابجا، رهنمودهای ضدرقابتی و منع خرید و فروش یا استفاده از اطلاعات محرمانه پرداخته شده است؟
- آیا تمام کارکنان بهطور دورهای نسبت به مفاد آییننامه رفتاری توجیه شدهاند؟
- در شرایطی که آییننامه رفتاری تدوین نشده است، آیا مدیریت با رفتار و فرهنگ خاص خود، به اهمیت درستکاری و رفتار و منش اخلاقی تأکید میکند؟
- آیا مدیریت این کار را به طور شفاهی طی نشستهایش با کارکنان، به هنگام ملاقاتهای نفر به نفر و یا به صورت موردی ضمن ساماندهی فعالیتهای روزانه انجام میدهد؟
۲. وجود رهنمودهای اخلاقی برای تشخیص فعالیتهای درست از نادرست
- آیا پایبندی به درستکاری و موازین اخلاقی به گونهای اثربخش به کارکنان تفهیم شده است؟
- آیا برخورد مناسب با کارکنانی که از زیر بار مسئولیت خود شانه خالی میکنند، صورت میگیرد؟
- آیا مدیریت با نشانههای وجود مشکل، بهویژه در مواقعی که هزینه شناسایی و حل مشکل ممکن است گزاف باشد، درست برخورد میکند؟
۳. نوع روابط مدیریت با کارکنان و سایر اشخاص ذیربط
- آیا روابط روزانه مدیریت با مشتریان، عرضهکنندگان، کارکنان و دیگر اشخاص بر پایه صداقت و انصاف استوار است؟
۴. اقدامات تنبیهی مربوط به انحراف کارکنان از خط مشیها
- آیا مدیریت در برابر نقض معیارهای رفتاری واکنش مناسب و سنجیده نشان میدهد؟
- آیا بر اقدامهای انضباطی برای نقض معیارهای رفتاری به گستردگی در واحد اقتصادی تأکید میشود؟
ب- پایبندی به صلاحیت
۱. تهیه شرح وظایف رسمی یا غیررسمی
- آیا برای همه سرپرستان، شرح وظایف رسمی و مکتوب وجود دارد؟
- آیا مدیریت، به طور رسمی یا غیررسمی، وظایف تشکیلدهنده مشاغل را با در نظر گرفتن عواملی همچون حدود اختیارات و تصمیمگیری افراد و حوزه سرپرستی آنها تجزیه و تحلیل کرده است؟
۲. تجزیه و تحلیل دانش و مهارتهای لازم برای انجام صحیح مشاغل
- آیا شرح وظایف موجود، دانش و مهارتهای لازم را به طور کلی یا برحسب رشته و میزان تحصیل، آموزش و تجربه مورد لزوم مشخص میسازد؟
- آیا اداره کارگزینی، از شرح وظایف به منظور استخدام، آموزش و ارتقای کارکنان استفاده میکند؟
پ- هیأت مدیره یا کمیته حسابرسی
نقش هیئت مدیره و کمیته حسابرسی در نظارت بر کنترلهای داخلی، بخشی حیاتی از اصول حاکمیت شرکتی مؤثر است.
۱. استقلال هیأت مدیره از مدیریت
- آیا هیأت مدیره با تصمیمهای برنامهریزیشده مدیریت، نظیر نوآوریهای راهبردی و معاملههای عمده به شیوهای سازنده و راهگشا برخورد میکند؟
- آیا هیأت مدیره، از ترکیب مناسبی (از اعضای موظف و غیرموظف) برخوردار است؟
۲. دانش و تجربه اعضای هیأت مدیره
- آیا اعضای هیأت مدیره برای انجام وظایف خود به گونهای اثربخش از دانش، تجربه و وقت کافی برخوردار هستند؟
۳. کفایت و بموقع بودن جلسات با مدیران و حسابرسان
- آیا هیأت مدیره یا کمیته حسابرسی به طور خصوصی با مدیران مالی و حسابرسان داخلی و مستقل ملاقات میکند تا در مورد منطقی بودن فرآیند گزارشدهی مالی، سیستم کنترل داخلی و دیدگاههای آنها بحث و گفتگو کند؟
ت- فلسفه و سبک عملیاتی مدیریت
۱. ماهیت ریسکهای تجاری مورد پذیرش
- آیا مدیریت با رعایت احتیاط، تنها پس از تجزیه و تحلیل دقیق مخاطرات و منافع بالقوه یک فعالیت وارد عرصه عمل میشود؟
۲. نگرش مدیریت نسبت به حسابداری و گزارشگری مالی
- آیا از دیدگاه مدیریت، حسابداری به عنوان ابزار اعمال کنترل بر انواع فعالیتها محسوب میشود؟
- آیا اصول و استانداردهای لازمالاجرای حسابداری، مبنای تهیه صورتهای مالی است؟
- آیا داراییهای ارزشمند، از جمله سرمایههای فکری و اطلاعات، از دسترسی یا استفاده غیرمجاز مصون و محفوظ است؟
ث- ساختار سازمانی
۱. مناسب بودن ساختار سازمانی و توانایی آن برای فراهم آوردن جریان اطلاعات
- آیا ساختار سازمانی به شیوهای مناسب و با عنایت به ماهیت عملیات (متمرکز یا غیرمتمرکز) طراحی شده است؟
- آیا ساختار سازمانی، جریان ارسال اطلاعات را به ردههای بالادست، زیردست و همعرض تسهیل میکند؟
۲. کفایت تعریف مسئولیتهای مدیران کلیدی
- آیا مسئولیتهای مدیران اجرایی و انتظاراتی که از آنها وجود دارد با شفافیت و وضوح به آنها ابلاغ شده است؟
ج- تفویض اختیار و تعیین مسئولیت
۱. تعیین مسئولیت و تفویض اختیار برای برآوردن هدفهای سازمان
- آیا مدیریت در تفویض اختیار به مسئولیتهای شغلی، دانش، مهارت و عملکرد گذشته کارکنان توجه دارد؟
- آیا مسئولیت تصمیمگیری متناسب با اختیار و سایر مسئولیتهای تصمیمگیرندگان محول شده است؟
چ- خط مشیها و روشهای منابع انسانی
۱. اصولی بودن خط مشیها و رویههای استخدام، آموزش، ارتقا و پرداخت حقوق
- آیا خط مشیها و رویههای کنونی پرسنلی، به استخدام یا پرورش کارکنان با صلاحیت و قابل اعتمادی میانجامد که وجودشان برای پشتیبانی از یک سیستم کنترل داخلی اثربخش ضروری است؟
۲. آگاه کردن کارکنان به مسئولیتهایشان
- آیا کارکنان جدید به مسئولیتهای خود و توقعات مدیریت از آنها آگاه شدهاند؟
- آیا سرپرستان جهت بررسی عملکرد کارکنان و ارائه پیشنهادها، به طور دورهای با همکاران تحت سرپرستی خود دیدار میکنند؟
جمعبندی
استفاده از یک پرسشنامه ارزیابی سیستم کنترل داخلی جامع و منظم، به سازمانها کمک میکند تا ریسکهای عملیاتی و مالی خود را به حداقل برسانند و یک محیط کاری شفاف و اخلاقی ایجاد کنند. ارزیابی مستمر این سیستم، کلید موفقیت و پایداری کسبوکار در بلندمدت است.
برای مطالعه بیشتر در زمینه استانداردهای کنترل داخلی، میتوانید به وبسایت جامعه حسابداران رسمی ایران مراجعه کنید.
منبع: شرکت نمونه – پرسشنامه ارزیابی سیستم کنترل داخلی
