آمادگی برای حسابرسی صورتهای مالی پایان سال، یک وظیفه حیاتی و گاهی طاقتفرسا برای شرکتها، بهویژه شرکتهای تولیدی است. با نزدیک شدن به پایان سال مالی، این فرآیند نه تنها انطباق و شفافیت را بهبود میبخشد، بلکه کنترلهای داخلی را تقویت کرده و اعتماد ذینفعان را جلب میکند. اگر به درستی برای آن آماده نشوید، لیست درخواستها و سوالات حسابرسان میتواند به راحتی وظایف روزمره شما را مختل کند.
آماده شدن برای حسابرسی پایان سال یک مسئولیت مشترک بین شرکتها و حسابرسان است. با درک نقش خود، سازماندهی سوابق، تقویت کنترلها و تعامل فعالانه، میتوانید حسابرسی را از یک تمرین انطباقی به یک فرصت استراتژیک برای رشد و بهبود تبدیل کنید.
پنج گام کلیدی برای آمادگی موثر برای حسابرسی
در ادامه به بررسی ۵ گام میپردازیم که به شرکتهای تولیدی کمک میکند تا به طور موثر برای حسابرسی آماده شوند:
۱. مسئولیتهای خود را درک کنید
در نهایت، مسئولیت صورتهای مالی با شرکت است. در حالی که حسابرسان نظر خود را در مورد صورتها بیان میکنند، از شرکتها انتظار میرود که سوابق دقیقی را نگهداری کرده، اسناد پشتیبان را ارائه دهند و پیشنویس صورتهای مالی را تهیه کنند یا اطلاعات لازم برای تهیه آنها را فراهم آورند.
۲. سوابق مالی را سازماندهی و حسابها را مغایرتگیری کنید
کار را با سازماندهی اسناد مالی مهم، از جمله صورتحسابها، فاکتورها، قراردادها و دفاتر کل شروع کنید. این موارد ممکن است برای پشتیبانی از حسابرسی مورد نیاز باشند و اگر به راحتی در دسترس باشند، تهیه آنها آسانتر خواهد بود.
حسابها را با دفتر کل مغایرتگیری کنید تا از صحت ماندهها اطمینان حاصل شود. اسناد پشتیبان و مغایرتگیریها باید به راحتی قابل ردیابی به دفتر کل باشند.
- اجرای رویههای حسابرسی داخلی بر روی حسابها میتواند به جلوگیری از تعدیلات لحظه آخری و کشف زودهنگام مغایرتها کمک کند.
- این کار همچنین مروری بر آنچه در حساب رخ داده است فراهم میکند تا به هرگونه سوال حسابرسان پاسخ دهید.
این گامی است که اگر به طور مداوم در طول سال انجام شود، به آمادهسازی پایان سال کمک شایانی میکند.
۳. کنترلهای داخلی را ارزیابی و تقویت کنید
علاوه بر مغایرتگیری حسابها، حسابرسیها کنترلهای داخلی قوی را نیز ارزیابی میکنند. کنترلهای داخلی قوی به پیشگیری و کشف خطاها، تقلب و افزایش کارایی در پایان سال کمک میکنند.
حوزههای کلیدی که باید بر روی آنها تمرکز کرد عبارتند از:
- فرآیند بستن حسابها و گزارشگری مالی
- سیستمهای فناوری اطلاعات (IT)
- مدیریت موجودی و دارایی
تأیید کنید که این سیستمها در طول سال به درستی پیادهسازی شده و به طور موثر عمل میکنند. شرکتهای تولیدی به طور خاص نیاز به نظارت بر مدیریت موجودی و دارایی دارند. بررسی کنید که آیا سیستم ردیابی موجودی شما به درستی با دفتر کل مغایرتگیری میشود و حسابداری بهای تمام شده شما به درستی منعکس شده است.
مثالی از ارزیابی کنترل داخلی برای تولیدکنندگان
تولیدکنندگان باید بررسی کنند که آیا نرخهای سربار و دستمزد بهروز شده به درستی به کارها تخصیص داده شدهاند. این موردی است که ممکن است در ابتدا در مرحله مغایرتگیری حسابها مشخص نشود، زیرا مانده کارهای در جریان ساخت (WIP) ممکن است بدون مشکل با دفتر کل تطابق داشته باشد. با این حال، یک بازبین ممکن است بتواند با نگاهی جدید به جزئیات، خطاها را شناسایی کند.
۴. از فناوری برای سادهسازی مستندات استفاده کنید
برای مدیریت دادههای مالی و سادهسازی فرآیندها از سیستمهای ERP یا پلتفرمهای مبتنی بر ابر استفاده کنید. ابزارهای بسیاری برای افزایش کارایی شما و تیمتان در بسیاری از فرآیندهای ذکر شده وجود دارد.
با تیم حسابرسی خود در مورد راههای به اشتراکگذاری امن اطلاعات صحبت کنید. این کار همکاری را بهبود بخشیده و به حسابرسان شما دسترسی بیدرنگ به اطلاعات لازم را میدهد. بهبودهای دیجیتال میتوانند به تولیدکنندگان کمک کنند تا با خودکارسازی حسابهای پرداختنی، در زمان صرفهجویی کرده و در طول فرآیند حسابرسی، دادهها را به راحتی از گزارشها برای حوزههای مختلف آزمون استخراج کنند.
۵. با تیم حسابرسی خود همکاری کنید: کلید آمادگی برای حسابرسی موفق
برخلاف تصورات قدیمی، حسابرسان شما نمیخواهند کار شما را سختتر کنند. اگر تیم شما و تیم حسابرسی با هم همکاری کنند، حسابرسی بسیار روانتر پیش خواهد رفت. خطوط ارتباطی واضحی را با تیم حسابرسی خود، زود و به طور مکرر برقرار کنید. در مورد مهلتهای داخلی، انتظارات و هرگونه تغییر عملیاتی عمده که ممکن است بر حسابرسی تأثیر بگذارد، بحث کنید. برای اطلاعات بیشتر و استانداردهای رسمی میتوانید به جامعه حسابداران رسمی ایران مراجعه کنید.
منبع: این مقاله ترجمه و بومیسازی شده از مطلبی در وبسایت CLA (CliftonLarsonAllen) است.
