چک لیست کامل کنترل های داخلی گزارشگری مالی | راهنمای جامع

اهمیت و اهداف کنترل های داخلی گزارشگری مالی

کنترل های داخلی گزارشگری مالی مجموعه‌ای از فرآیندها، سیاست‌ها و رویه‌ها هستند که برای حصول اطمینان از صحت، قابلیت اتکا و به موقع بودن گزارش‌های مالی یک سازمان طراحی و اجرا می‌شوند. این کنترل‌ها به مدیریت کمک می‌کنند تا از دارایی‌ها محافظت کرده، از تقلب و خطا جلوگیری نموده و از رعایت قوانین و مقررات اطمینان حاصل کنند. یک سیستم کنترل داخلی قوی، مانند آنچه در چارچوب COSO تعریف شده است، سنگ بنای حاکمیت شرکتی خوب و گزارشگری مالی شفاف است.

اهداف اصلی این کنترل‌ها عبارتند از:

• حصول اطمینان از انطباق عملیات واحد مالی با سیاست‌های مصوب، استانداردهای حسابداری و قوانین مالیاتی و بیمه.
• اطمینان از کارایی و صحت عملکرد پرسنل مطابق با ساختار سازمانی و شرح وظایف تعریف شده.
• کنترل مؤثر عملیات جاری واحد مالی و ارزیابی کیفیت تهیه و افشای صحیح اطلاعات در دفاتر و نرم‌افزار مالی.
• اطمینان از تهیه و ارائه گزارشات مالی و عملکرد سازمان با رعایت اصل افشاء و محافظه‌کاری.
• ارائه به هنگام اطلاعات و گزارشات مالی به استفاده‌کنندگان درون و برون سازمانی در مواعد مقرر.
• اطمینان از رعایت کامل قوانین و مقررات درون و برون سازمانی.

ریسک‌های ناشی از ضعف کنترل‌های داخلی

عدم وجود یا ضعف در سیستم کنترل‌های داخلی می‌تواند سازمان را با ریسک‌های جدی مواجه کند. شناسایی این ریسک‌ها اولین قدم برای طراحی کنترل‌های مؤثر است. برخی از این ریسک‌ها شامل موارد زیر است:

• عدم وجود برنامه‌ها و خط‌مشی‌های راهبردی سالانه و عدم پیاده‌سازی آن‌ها توسط مدیریت مالی.
• عدم تعریف شفاف شرح فعالیت‌ها و سمت‌های سازمانی در واحد مالی که منجر به تداخل وظایف و موازی‌کاری می‌شود.
• عدم امکان بررسی دقیق عملکرد کارکنان و صحت عملیات مالی به دلیل عدم اطلاع کافی.
• عدم وجود کنترل‌های کافی بر اسناد مالی صادر شده و طبقه‌بندی نادرست حساب‌ها که منجر به انعکاس نادرست اطلاعات مالی می‌شود.
• تأخیر در ارائه گزارشات دوره‌ای به دلیل نادرست بودن اطلاعات یا ضعف کاربران در تهیه گزارش‌ها.
• عدم تطابق گزارشات مالی با اصول محافظه‌کاری و افشاء و ارائه جزئیات بیش از حد به استفاده‌کنندگان برون سازمانی.
• نقض قوانین و مقررات که تأثیر بااهمیتی بر کیفیت اسناد، گزارشات و دفاتر مالی دارد.

چک لیست جامع کنترل های داخلی گزارشگری مالی

این چک لیست به سه حوزه اصلی تقسیم می‌شود تا ارزیابی جامعی از کنترل‌های موجود ارائه دهد.

۱. حوزه حسابرسی عملیاتی

• کنترل اخذ برنامه کار و دستورات سالانه از مدیرعامل و اجرای سیاست‌های ابلاغی.
• کنترل تهیه ساختار سازمانی واحد مالی و کفایت نیروی انسانی.
• کنترل صلاحیت، توانمندی و تجربه نیروی انسانی شاغل در واحد مالی.
• کنترل تقسیم کار مناسب بین مسئولین واحدهای تحت سرپرستی.
• نظارت بر اجرای صحیح دستورالعمل‌های مالی و سیاست‌های تعیین شده.
• کنترل نهایی فرآیند دریافت و پرداخت‌های روزانه و نحوه ثبت آن‌ها.
• کنترل نحوه پیگیری و وصول مطالبات شرکت توسط مدیریت مالی.
• کنترل تسلط مدیریت مالی بر قوانین و مقررات مالی و نظارت بر اجرای دقیق آن‌ها.
• نظارت بر ثبت و کنترل حساب‌های نقدی و بانکی و تهیه صورت مغایرت بانکی.
• کنترل انجام امور حسابداری، پرداخت‌ها و دریافت‌ها مطابق ضوابط شرکت.
• نظارت بر تهیه و تنظیم لیست حقوق و بیمه پرسنل و اخذ تأییدیه‌های لازم.
• کنترل برنامه‌ریزی پرداخت‌ها مطابق قراردادها و پیش‌بینی دریافت‌ها.
• کنترل مصرف تنخواه‌گردان‌ها و بررسی اسناد هزینه‌های مربوطه.
• کنترل نظارت بر تاریخ سررسید اسناد دریافتنی و پرداختنی.
• کنترل اقدامات مربوط به گشایش اعتبارات اسنادی و پرداخت‌های ارزی.
• برنامه‌ریزی و کنترل انبارگردانی و رسیدگی به موجودی‌ها و رفع مغایرت.

۲. حوزه گزارشگری مالی

• کنترل تهیه و ارائه گزارشات هفتگی، ماهانه و ترازهای آزمایشی به مدیریت عامل.
• کنترل تهیه و ارائه گزارشات مربوط به محاسبه قیمت تمام شده.
• کنترل تهیه، تنظیم و برآورد بودجه سالیانه شرکت و کنترل مصارف.
• کنترل تهیه دفاتر مالی، ترازنامه‌های سالیانه و اظهارنامه‌های مالیاتی.
• کنترل تهیه مدارک و مستندات مورد نیاز حسابرس و بازرس قانونی.
• کنترل تهیه گزارشات پیش‌بینی سود از طریق سنجش هزینه‌ها و درآمدها.
• کنترل تهیه گزارشات مالی و اقتصادی جهت بهبود فعالیت‌های شرکت.
• کنترل پیگیری جهت اخذ مفاصا حساب بیمه و دارایی.
• کنترل بررسی قراردادهای شرکت که مستلزم تعهدات مالی است.

۳. حوزه حسابرسی رعایت

• کنترل تهیه، تصویب و ارائه دستورالعمل‌های اجرایی و شرح وظایف به کلیه پرسنل.
• کنترل بررسی اسناد و مدارک مالی از نظر تکمیل بودن امضاهای مجاز و طی مراحل تصویب.
• کنترل امضاء مکاتبات واحد مالی در حدود اختیارات تفویض شده.
• کنترل بررسی‌های لازم جهت تشخیص دوره‌های آموزشی مورد نیاز برای کارکنان امور مالی.
• کنترل مسئولیت‌های برون سازمانی مدیریت مالی (مانند شرکت در هیئت‌های حل اختلاف دارایی و تأمین اجتماعی).
• کنترل مسئولیت‌های درون سازمانی مدیریت مالی (مانند شرکت در کمیسیون معاملات).

منبع: پروژه دوره آموزشی حسابرسی داخلی خبره (موسسه پکت) – بهمن ماه سال ۱۴۰۰