حسابرسی داخلی فرآیند انبارداری: راهنمای کامل و یافتهها
مقدمه: فرآیند انبارداری چیست؟
حسابرسی داخلی فرآیند انبارداری یکی از ارکان حیاتی برای اطمینان از صحت عملکرد، حفظ داراییها و رعایت رویهها در هر سازمانی است. انبارداری به مجموعهای از فعالیتها از لحظه دریافت کالا تا تحویل آن به درخواستکننده اطلاق میشود. این فرآیند شامل دریافت، نگهداری اصولی و تحویل کالا بدون آسیب است که نیازمند کنترلهای داخلی دقیق میباشد. این گزارش، چکیدهای از بررسیهای انجامشده در این حوزه را ارائه میدهد.
اهداف و دامنه حسابرسی داخلی انبارداری
هدف اصلی از حسابرسی فرآیند انبارداری، کسب اطمینان معقول نسبت به موارد زیر است:
- رعایت صرفه و صلاح شرکت در کلیه مراحل انبارداری.
- پایبندی به آییننامهها و بخشنامههای مرتبط.
- شناسایی فرصتهای بهبود و ارائه پیشنهادهای اصلاحی کاربردی.
- ثبت صحیح و دقیق رویدادهای مالی در دفاتر شرکت.
- دریافت، جانمایی و تحویل مناسب اقلام با توجه به شرایط نگهداری آنها.
این حسابرسی مطابق با استانداردهای حسابرسی داخلی انجام شده است، اما باید توجه داشت که به دلیل محدودیتهای ذاتی در کنترلهای داخلی، ممکن است برخی تحریفها کشفنشده باقی بمانند.
نحوه رسیدگی و متدولوژی حسابرسی
برای دستیابی به اهداف فوق، تیم حسابرسی داخلی اقدامات زیر را به انجام رساند:
- کسب شناخت از فرآیند: مطالعه مستندات، مصاحبه با مسئولین و مشاهده حضوری فرآیند در انبارهای شرکت.
- تدوین چکلیست: تهیه چکلیست ارزیابی کنترلهای داخلی بر اساس استانداردهای بینالمللی و چارچوب یکپارچه COSO.
- ارزیابی کنترلها: برگزاری جلسات با مسئولین و تکمیل چکلیستها در سایتهای مختلف شرکت.
- سندرسی نمونهای: بررسی اسناد و مدارک مربوط به اقلام خریداریشده و ثبتشده در دفاتر.
- ارزیابی ریسک: بررسی ریسکهای شناساییشده در سیستم مدیریت ریسک یکپارچه.
مراحل اصلی فرآیند انبارداری
فرآیند انبارداری در شرکت مورد بررسی شامل سه مرحله اصلی است که در جدول زیر تشریح شده است:
| شرح فرآیند | ورودی | پردازش | خروجی |
|---|---|---|---|
| دریافت کالا | کالای خریداری شده | تطبیق اسناد، بررسی کمی و کیفی، تگگذاری و جانمایی | کالای آماده تحویل و ثبت رسید |
| تحویل کالا | درخواست کالای تایید شده | بررسی موجودی، کسر از موجودی و صدور حواله | تحویل کالا به متقاضی |
| انبارگردانی دورهای | برنامه انبارگردانی | تهیه لیست، شمارش، ثبت و مطابقت با سیستم | گزارش انبارگردانی |
یافتههای کلیدی و موارد مستعد بهبود در فرآیند انبارداری
در جریان بررسیها، دو ضعف عمده شناسایی شد که نیازمند اقدامات اصلاحی فوری هستند:
۱. ضعف در کدگذاری و طبقهبندی کالا
مهمترین مشکلات مشاهدهشده در این بخش عبارتند از:
- فقدان آییننامه مدون: شرکت فاقد یک آییننامه استاندارد برای طبقهبندی و کدگذاری کالا است که باعث ناهماهنگی و دشواری در ردیابی اقلام میشود.
- نبود واحد مستقل: تخصیص کد کالا عمدتاً توسط مسئول انبار و به صورت غیراستاندارد انجام میشود.
- عدم رعایت رویه یکسان: کدگذاری در انبارهای مختلف (اهواز، عسلویه، بوشهر، تهران) به صورت جزیرهای است و امکان ردیابی یک کالا با ماهیت یکسان در سیستم وجود ندارد.
ریسکها: این ضعفها منجر به عدم انبارش صحیح، عدم دسترسی به اطلاعات دقیق موجودی و افزایش هزینهها میشود. برای آشنایی بیشتر با این موضوع، میتوانید مقاله ما در مورد ارزیابی ریسک در حسابرسی را مطالعه کنید.
پیشنهاد: تدوین فوری آییننامه کدگذاری کالا بر اساس استانداردهای صنعتی (مانند کدینگ شرکت ملی نفت) و تخصیص یک کارشناس مسئول برای این فرآیند ضروری است.
۲. نبود رویه مدون برای بازرسی فنی و کیفی کالا
شرکت فاقد رویه مشخص برای بازرسی فنی و کیفی کالاهای خریداریشده است. کنترل کیفی تنها برای برخی اقلام حساس و توسط واحد متقاضی انجام میشود که مستندات مکتوبی از تایید آنها بایگانی نمیگردد. این موضوع باعث ورود قطعات بیکیفیت به چرخه تولید شده است.
ریسکها:
- خرید قطعات و مواد مصرفی بدون کیفیت.
- افزایش ریسک توقفات تولید به دلیل خرابی قطعات.
- افزایش هزینههای تعمیر و نگهداری و کاهش بازده داراییها.
پیشنهاد: تعیین یک نیروی بازرس فنی زیر نظر واحد کنترل کیفیت، تدوین چکلیستهای بازرسی و مستندسازی تمامی تاییدیههای فنی در سوابق انبار الزامی است.
نتیجهگیری
نتایج حاصل از ارزیابی نشان میدهد که کنترلهای داخلی مرتبط با حسابرسی داخلی فرآیند انبارداری از نظر طراحی و کارکرد، نیازمند بازبینی و بهبود جدی است. اجرای پیشنهادهای ارائهشده در این گزارش میتواند به ارتقاء کارایی، کاهش ریسکها و حفظ بهتر داراییهای شرکت کمک شایانی نماید.
منبع: گزارش داخلی حسابرسی – شهریور ۱۴۰۰
