مقدمهای بر اهمیت فرآیند خرید
فرآیند خرید یکی از چرخههای حیاتی در هر سازمانی است که تأثیر مستقیمی بر هزینهها، کیفیت محصولات و در نهایت سودآوری شرکت دارد. یک فرآیند خرید بهینه و کنترلشده، تضمین میکند که کالاها و خدمات مورد نیاز با بهترین کیفیت، قیمت مناسب و در زمان صحیح تأمین شوند. عدم وجود کنترلهای داخلی مؤثر در این چرخه میتواند منجر به ریسکهایی مانند خریدهای غیرضروری، کیفیت پایین مواد اولیه، توقف خط تولید، افزایش هزینهها و حتی سوءاستفاده و تبانی شود. در این مقاله به بررسی جامع مراحل مختلف فرآیند خرید و کنترلهای داخلی ضروری برای هر مرحله میپردازیم.
مراحل کلیدی فرآیند خرید و کنترلهای داخلی
برای اطمینان از صحت و کارایی چرخه خرید، فعالیتهای مختلفی از شناسایی تأمینکننده تا بایگانی اسناد باید با دقت و تحت نظارت کنترلهای داخلی مشخص انجام شوند. در ادامه، اهداف، ریسکها و کنترلهای مربوط به هر فعالیت تشریح شده است.
۱. شناسایی، ارزیابی تأمینکنندگان و انعقاد قرارداد
هدف اصلی این مرحله، انتخاب مناسبترین تأمینکننده و تصمیمگیری در خصوص شرایط خرید است. عدم ارزیابی صحیح تأمینکنندگان میتواند شرکت را با ضعف در کیفیت و تأمین بهموقع مواد اولیه روبرو سازد.
- تدوین دستورالعمل ارزیابی و انتخاب تأمینکنندگان.
- استفاده از فرمهای ارزیابی اولیه و مستمر برای سنجش تأمینکنندگان بر اساس معیارهایی مانند کیفیت، شرایط تحویل و پاسخگویی.
- تهیه لیستی از تأمینکنندگان بالقوه و بالفعل به همراه شرایط خرید از هر یک.
- انعقاد قرارداد خرید با نظر واحد حقوقی، بهویژه برای خریدهای عمده و مستمر، جهت تنظیم روابط قانونی.
۲. برنامهریزی و صدور درخواست خرید
این مرحله با هدف اطلاعرسانی به واحد بازرگانی برای تأمین بهموقع اقلام درخواستی انجام میشود. برنامهریزی نادرست میتواند منجر به توقف خط تولید و تأخیر در تحویل کالا به مشتریان گردد.
- بررسی نیاز شرکت به کالا قبل از صدور «درخواست خرید».
- تعیین نقطه بهینه سفارش با توجه به روند فروش و حداقل موجودی انبار.
- تدوین برنامه خرید توسط واحد برنامهریزی بر اساس حداقل زمان تأمین مواد، برنامه فروش و تولید.
- صدور درخواست خرید کالا بهصورت سیستمی یا کتبی با شماره سریال چاپی.
- رعایت مفاد آییننامه معاملات در خصوص صدور مجوز خرید.
۳. برگزاری مناقصه و انتخاب تأمینکننده
هدف از برگزاری مناقصه، انتخاب تأمینکننده با مناسبترین قیمت و کیفیت است. عدم برگزاری مناقصه، ریسک خرید با قیمت بالا، کیفیت پایین و احتمال تبانی را افزایش میدهد.
- رعایت مفاد آییننامه معاملات در فرآیند مناقصه.
- اخذ استعلام قیمت از مناقصهگران بهصورت مکتوب و در پاکتهای سربسته.
- برگزاری مناقصات دومرحلهای برای مواردی که نیاز به ارزیابی کیفی و فنی دارند.
- تعدیل قیمتهای پیشنهادی بر اساس امتیازات کیفی و فنی تأمینکنندگان.
۴. دریافت کالا، کنترل کیفیت و انبارداری
در این مرحله، کالاهای دریافتی با مجوزهای خرید صادره مطابقت داده شده و برای بررسی کیفیت به انبار قرنطینه منتقل میشوند. عدم کنترل مناسب در این بخش، ریسک ورود مواد اولیه بیکیفیت به خط تولید را به همراه دارد.
- مطابقت کالاهای دریافتی با مشخصات کالاهای سفارش داده شده توسط واحد انبار.
- انتقال کالاهایی که نیاز به تأیید کیفی دارند به انبار قرنطینه و صدور رسید موقت.
- تعیین حداکثر زمان مورد نیاز برای تأیید کالای قرنطینه جهت جلوگیری از تأخیر در تولید.
- صدور رسید انبار قطعی دارای شماره سریال چاپی پس از تأیید نهایی.
۵. ثبت اسناد حسابداری، پرداخت و بایگانی
ثبت صحیح اطلاعات خرید در سیستم مالی برای شفافیت و قابلیت اتکای صورتهای مالی ضروری است.
- اخذ فاکتور معتبر از فروشنده و کنترل کامل مشخصات و محاسبات آن.
- ضمیمه کردن اسناد مثبته مانند فرم درخواست خرید، فاکتور اصلی و رسید انبار به اسناد حسابداری.
- بررسی مطابقت مقادیر و مشخصات کالا در صورتحساب با مدارک دریافت کالا.
- ثبت سوابق کلیه کالاهای برگشتی در سیستم انبار و صدور اعلامیه بدهکار توسط واحد مالی.
- بایگانی کامل و منظم کلیه مدارک و مستندات مربوط به سفارشات (بهویژه سفارشات خارجی).
- پیگیری مستمر اقلام راکد مانند پیشپرداختها و سفارشات باز جهت جلوگیری از هدر رفت سرمایه.
برای مطالعه بیشتر در خصوص مسئولیتهای مدیران میتوانید به منابع قانونی مانند ماده ۱۲۹ قانون تجارت مراجعه کنید.
منبع: پروژه کارگاهی حسابرسی داخلی خبره پکT – بررسی فرآیند خرید (اقبال رضایی – فرشته آنتیکچی – شیدا میهمی – محمد)
