فرایند بستن حسابهای مالی یکی از فرآیندهای ضروری و حیاتی در دنیای تجارت و حسابداری است. این فرآیند شامل جمعآوری، پردازش و نهاییسازی اطلاعات مالی برای ایجاد صورتهای مالی دقیق است که وضعیت مالی یک شرکت را در یک مقطع زمانی خاص نشان میدهد. هدف از این مقاله، تشریح اهمیت این فرآیند، مراحل اجرای آن در شرکتها و مزایایی است که برای سازمانها به همراه دارد.
اهمیت فرایند بستن حسابهای مالی
فرایند بستن حسابهای مالی برای موفقیت هر کسب و کاری حیاتی است. این فرآیند، تضمینکننده ثبت و گزارش دقیق تمام تراکنشهای مالی در صورتهای مالی یک شرکت است. سرمایهگذاران، اعتباردهندگان و سایر ذینفعان از این صورتهای مالی برای ارزیابی سلامت مالی شرکت استفاده میکنند. بنابراین، یک فرآیند بستن دقیق و قابل اعتماد به ایجاد و حفظ اعتماد با ذینفعان کمک شایانی میکند.
علاوه بر این، فرآیند بستن مالی برای اهداف انطباق با قوانین و مقررات نیز اهمیت دارد. شرکتها موظفند صورتهای مالی خود را به نهادهای نظارتی مانند سازمان بورس و اوراق بهادار ارائه دهند. این صورتهای مالی باید دقیق و مطابق با استانداردهای حسابداری تعیینشده توسط نهادهای نظارتی باشد. فرآیند بستن حسابها به شرکتها کمک میکند تا از انطباق گزارشهای خود با این استانداردها و مقررات اطمینان حاصل کنند.
مراحل انجام فرآیند بستن مالی در شرکتها
فرآیند بستن حسابهای مالی شامل چندین مرحله است که باید به ترتیب خاصی انجام شوند. این مراحل به طور کلی عبارتند از:
- جمعآوری دادههای مالی: اولین قدم، جمعآوری تمام دادههای مالی از جمله رسیدها، فاکتورها و صورتحسابهای بانکی است.
- ثبت در سیستم حسابداری: دادههای جمعآوریشده باید سازماندهی و در سیستم حسابداری شرکت ثبت شوند. این سیستم باید قادر به تولید صورتهای مالی اصلی مانند ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان نقدی باشد.
- تطبیق حسابها: پس از ثبت دادهها، گام بعدی تطبیق حسابها است. این کار شامل مقایسه ماندههای موجود در سیستم حسابداری با ماندههای صورتهای بانکی و سایر سوابق مالی است. هرگونه مغایرت باید قبل از تهیه صورتهای مالی بررسی و اصلاح شود.
- تهیه صورتهای مالی: آخرین مرحله، تهیه صورتهای مالی است. این صورتها باید دقیق، قابل اعتماد و مطابق با استانداردهای حسابداری باشند. همچنین، تیم مدیریت شرکت باید آنها را قبل از انتشار برای ذینفعان، بررسی و تأیید کند.
پرسشنامه فرآیند بستن حسابهای مالی
پرسشنامه فرآیند بستن مالی ابزاری است که برای ارزیابی و سنجش اثربخشی این فرآیند در یک شرکت استفاده میشود. این پرسشنامه معمولاً شامل مجموعهای از سؤالات است که جنبههای مختلفی مانند جدول زمانی بستن دفاتر، صحت و کامل بودن صورتهای مالی، اثربخشی کنترلهای داخلی و کارایی کلی فرآیند را پوشش میدهد. این ابزار به حسابرسان داخلی، حسابرسان خارجی و سایر ذینفعان کمک میکند تا زمینههای بهبود را شناسایی کرده و برای افزایش دقت و کارایی گزارشگری مالی گام بردارند.
چک لیست کامل فرآیند بستن حسابهای مالی
در ادامه یک چک لیست جامع برای اطمینان از پوشش تمام جنبههای مهم در فرآیند بستن حسابها ارائه شده است:
- آیا تمامی تطابقات بانکی انجام شده و با دفتر کل تطبیق داده شده است؟
- آیا تمام اسناد دفاتر روزنامه توسط سطوح مناسب مدیریت بررسی و تایید شده است؟
- آیا تمام تعهدات و معوقات به طور دقیق و به موقع ثبت شدهاند؟
- آیا تمام معاملات درآمد و هزینه در دوره صحیح ثبت شدهاند؟
- آیا همه حسابهای ترازنامه تطبیق و از نظر صحت بررسی شدهاند؟
- آیا تمام معاملات بین شرکتی به درستی حذف و تطبیق داده شدهاند؟
- آیا تمامی داراییهای ثابت و استهلاکها به طور دقیق و مطابق با خطمشی شرکت ثبت شدهاند؟
- آیا کلیه تراکنشهای حقوق و دستمزد به طور دقیق و با رعایت قوانین ثبت شدهاند؟
- آیا کلیه مالیاتها به طور دقیق و با رعایت قوانین و مقررات قابل اجرا ثبت شدهاند؟
- آیا کلیه معاملات موجودی کالا به طور دقیق و مطابق با خطمشی شرکت ثبت شدهاند؟
- آیا کلیه هزینههای پیشپرداخت و سایر داراییها به طور دقیق ثبت شدهاند؟
- آیا کلیه تعهدات به طور دقیق و با رعایت قوانین مربوطه ثبت شدهاند؟
- آیا تمام معاملات ارزی به طور دقیق ثبت و حسابداری شدهاند؟
- آیا کلیه معاملات حسابداری اجاره با رعایت استانداردهای حسابداری ثبت شدهاند؟
- آیا کلیه معاملات بدهی به طور دقیق و با رعایت استانداردهای حسابداری ثبت شدهاند؟
- آیا تمام افشای صورتهای مالی دقیق و کامل هستند؟
- آیا تمامی یادداشتهای همراه صورتهای مالی دقیق و کامل هستند؟
- آیا همه نسبتهای مالی برای اطمینان از صحت، محاسبه و تحلیل شدهاند؟
- آیا همه رویههای کنترل داخلی دنبال شده و از نظر اثربخشی آزمایش شدهاند؟
- آیا همه انحرافات قابل توجه نسبت به بودجه یا دوره قبل توضیح و تحلیل شدهاند؟
- آیا تمام معاملات نقدی به درستی ثبت و تطبیق داده شدهاند؟
- آیا تمام معاملات حسابهای پرداختنی به درستی ثبت و تطبیق داده شدهاند؟
- آیا تمام معاملات حسابهای دریافتنی به درستی ثبت و تطبیق داده شدهاند؟
- آیا تمام سرمایهگذاریها به درستی و مطابق با استانداردهای حسابداری ثبت و ارزشگذاری میشوند؟
- آیا تمام تعهدات و محدودیتهای بدهی رعایت شده و به درستی افشا شدهاند؟
- آیا تمام معاملات پوشش ریسک مطابق با استانداردهای حسابداری به درستی ثبت و افشا شدهاند؟
- آیا تمام معاملات جبرانی مبتنی بر سهام مطابق با استانداردهای حسابداری به درستی ثبت و افشا شدهاند؟
- آیا کلیه معاملات حقوق صاحبان سهام مطابق با استانداردهای حسابداری به درستی ثبت و افشا شدهاند؟
- آیا تمام معاملات اشخاص وابسته مطابق با استانداردهای حسابداری به درستی ثبت و افشا شدهاند؟
- آیا همه داراییهای نامشهود به درستی ثبت و مطابق با استانداردهای حسابداری ارزشگذاری شدهاند؟
- آیا تمام آزمونهای کاهش ارزش به درستی انجام و مستند شدهاند؟
- آیا همه موارد احتمالی مطابق استانداردهای حسابداری به درستی ثبت و افشا شدهاند؟
- آیا کلیه معاملات مستمری و سایر مزایای پس از بازنشستگی به درستی ثبت و افشا شدهاند؟
- آیا تمام معاملات کمکهای دولتی مطابق با استانداردهای حسابداری به درستی ثبت و افشا شدهاند؟
- آیا تمام داراییها و بدهیهای مالیات معوق به درستی ثبت و افشا شدهاند؟
- آیا تمام معاملات مشتقه به درستی مطابق با استانداردهای حسابداری ثبت و افشا شدهاند؟
- آیا تمام سرمایهگذاریهای روش حقوق صاحبان سهام به درستی محاسبه شدهاند؟
- آیا تمام منافع غیرکنترلی مطابق با استانداردهای حسابداری به درستی ثبت و افشا شدهاند؟
- آیا تمامی ترکیبات تجاری مطابق با استانداردهای حسابداری به درستی ثبت و افشا شدهاند؟
- آیا تمام زیانهای کاهش ارزش طبق استانداردهای حسابداری به درستی ثبت و افشا شدهاند؟
- آیا همه تغییرات در رویهها یا برآوردهای حسابداری به درستی افشا و حسابداری شدهاند؟
- آیا همه رویدادهای بعدی به درستی افشا و حسابرسی شدهاند؟
- آیا تمام الزامات انطباق قانونی و مقرراتی به درستی در صورتهای مالی افشا شدهاند؟
- آیا همه مسائل زیستمحیطی و سایر مسئولیتهای اجتماعی به درستی افشا و حسابرسی شدهاند؟
- آیا تمام پروژههای سرمایهای بزرگ و مخارج به درستی در صورتهای مالی افشا شدهاند؟
- آیا تمام تعهدات قراردادی مهم به درستی در صورتهای مالی افشا و حساب شدهاند؟
موارد تاکیدی
دانستن استانداردهای حسابداری بینالمللی برای جویندگان کار حسابداری در خارج از کشور و همچنین استانداردهای حسابداری ایران برای کار در داخل کشور، امری لازم و ضروری است. بیش از ۴۰ استاندارد حسابداری در ایران کاربرد دارد و شرکتهای بورسی ملزم به رعایت آنها هستند. برای مطالعه این استانداردها میتوانید به وبسایتهای معتبری مانند جامعه حسابداران رسمی ایران و سازمان حسابرسی مراجعه کنید.
منبع: SALIH AHMED ISLAM (2022) – ترجمه و تنظیم: علیرضا اسدی (عضو جامعه حسابداران رسمی ایران)
