راهنمای کامل گزارش نویسی در حسابرسی داخلی (اصول و نکات)
گزارش نویسی در حسابرسی داخلی نقشی حیاتی و غیرقابل انکار در جمعبندی فعالیتهای حسابرسان در پایان هر بررسی ایفا میکند. برای درک بهتر جایگاه گزارشدهی، ابتدا لازم است با برخی مفاهیم پایه مانند سایبرنتیکس آشنا شویم. سایبرنتیکس به مطالعه پدیده ارتباط و کنترل در سیستمها میپردازد و هر سیستم سایبرنتیکی حداقل شامل دستگاه آشکارساز (عیبیاب)، دستگاه هدایتکننده (پردازشگر داده) و دستگاه اجراکننده است. بر این اساس، دقت در گزارشنویسی جزء مؤثری از این سیستم کنترلی محسوب میشود.
گزارش چیست و چه اجزایی دارد؟
گزارش یک بیانیه رسمی از نتایج یک تحقیق یا بررسی است که برای تهیه آن اطلاعات معینی مورد نیاز بوده و توسط فرد یا هیئتی دستور تهیه آن داده میشود. هر گزارش هدفی مشخص دارد و برای رسیدن به آن از روشی خاص استفاده میکند.
اجزای اصلی یک گزارش
- موضوع یا مسئله: محور اصلی گزارش.
- نویسنده/تهیهکننده: فرد یا گروهی که گزارش را تهیه میکند.
- خواننده/مخاطب: استفادهکنندگان از گزارش که میتوانند همان دستوردهندگان باشند.
- ساختار: چارچوب و فرمت گزارش.
- هدف: ایجاد ارتباط مؤثر از طریق ارائه اطلاعات مشخص به خواننده.
یک گزارش خوب باید متقاعدکننده باشد، خواننده را به پیگیری نتایج علاقهمند کند و تمرکز عمل ایجاد نماید.
انواع گزارش در سازمانها
گزارشها بر اساس هدف و محتوایشان به انواع مختلفی تقسیم میشوند که مهمترین آنها عبارتاند از:
- گزارش آماری: ارائه دورهای اطلاعات عددی در فرمهای از پیش طراحیشده.
- گزارش عملکرد: ترسیم فعالیتهای سازمان در یک دوره معین و مقایسه آن با استانداردها.
- گزارش پیشرفت برنامه: نمایش درصد پیشرفت برنامههای اجرایی سازمان.
- گزارش کارگزینی: مربوط به وضعیت نیروی انسانی سازمان.
- گزارش بودجه و امور مالی: ارائه وضعیت عملکرد مالی و بودجه سازمان.
- گزارش وضعیت: تهیه گزارش درباره یک وضعیت خاص.
- گزارش تحقیق/بررسی: اجرای یک طرح پژوهشی برای تصمیمگیریهای مدیریتی.
- گزارشهای خبری: انعکاس فعالیتها و رویدادهای سازمان برای رسانهها.
- گزارش ارزشیابی: ارزیابی کارایی و اثربخشی یک برنامه، طرح یا نیروی انسانی.
مراحل سه گانه گزارش نویسی در حسابرسی داخلی
برای سادهسازی فرآیند نوشتن، میتوان آن را به سه مرحله اصلی تقسیم کرد:
۱. اقدامات پیش از نوشتن
در این مرحله باید به سوالات اساسی زیر پاسخ دهید:
- نویسنده کیست؟ وظیفه نویسنده، تهیه گزارشی متناسب با درک خواننده است.
- خواننده کیست؟ شناخت مخاطب و هدف او از مطالعه گزارش ضروری است.
- منابع کدامند؟ منابع کسب دادهها باید معتبر، آگاه و بیطرف باشند. از نشریات نامعتبر یا اخبار غیرموثق استفاده نشود.
۲. ساختار و چارچوب هنگام نوشتن
چارچوب گزارشها معمولاً شامل موارد زیر است:
- عنوان: شامل موضوع، نام تهیهکنندگان و نام سازمان.
- فهرست: عناوین مطالب به همراه شماره صفحه.
- چکیده: متنی مختصر (۱۵۰ تا ۳۰۰ کلمه) از کل گزارش برای ارائه یک برداشت اولیه.
- مقدمه: معرفی موضوع و مسئله اصلی گزارش.
- روش گردآوری دادهها: تشریح روش کار، ابزارها و منابع اطلاعاتی.
- نتایج: ارائه یافتهها به صورت مرتب و دستهبندی شده.
- پیشنهادها/توصیهها: این بخش برای تصمیمگیریهای مدیریتی اهمیت زیادی دارد. توصیهها باید عملی، روشن، صریح و مبتنی بر نتایج باشند.
۳. بازنگری و کنترل نهایی
پس از نگارش اولیه، گزارش باید چندین بار با دقت بازخوانی شود. بهتر است از همکاران نیز برای شناسایی نقاط ضعف و قوت کمک بگیرید. فاصلهگیری زمانی از متن به شما کمک میکند تا کاستیها، ابهامات و اشتباهات را بهتر پیدا کنید. در این مرحله سوالات زیر را از خود بپرسید:
- آیا گزارش به هدف خود نزدیک است؟
- آیا زبان و سبک آن روان و قابل درک است؟
- آیا مطالب نظم منطقی دارند؟
- آیا نتایج و توصیهها قانعکننده و مستند هستند؟
نکات کلیدی در تدوین گزارش حسابرسی
در تدوین گزارشهای حسابرسی داخلی، حسابرسان ملزم به رعایت استانداردهای بینالمللی حسابرسی داخلی هستند. نکات بااهمیت در این زمینه به چهار بخش تقسیم میشود:
- شکل گزارش: فرمت گزارش باید متناسب با نیاز استفادهکنندگان باشد و برخلاف گزارش حسابرسی مالی، از الگوی ثابتی پیروی نمیکند.
- محتوای گزارش: معمولاً شامل اهداف، دامنه عملیاتی، معیارهای ارزیابی، یافتهها، نتیجهگیریها، پیشنهادها و نظرات مسئولین واحد مورد حسابرسی است.
- کیفیت گزارش: یک گزارش باکیفیت، بهموقع، کامل، درست، بیطرفانه، متقاعدکننده، شفاف و مختصر است.
- صدور و توزیع: چگونگی توزیع گزارش در بخش دولتی تابع قوانین و در بخش خصوصی تابع مفاد قرارداد یا نظر کمیته حسابرسی است.
چک لیست نهایی برای یک گزارش کامل
برای اطمینان از فراموش نشدن موارد حیاتی، از این چک لیست استفاده کنید:
- آیا عنوان دقیق است؟
- آیا نام نویسندگان و تاریخ ذکر شده است؟
- آیا فهرست مطالب با محتوا تطابق دارد؟
- آیا چکیده، بیانگر کل محتوای گزارش است؟
- آیا روش گردآوری اطلاعات به وضوح توضیح داده شده است؟
- آیا جداول و نمودارها درست و کافی هستند؟
- آیا لحن گزارش جدی و قانعکننده است؟
- آیا پیشنهادها کاربردی و قابل اجرا هستند؟
منبع: این مقاله بر اساس محتوای ارائه شده تدوین گردیده است.
