موسسه شما چقدر به مقوله کیفیت حسابرسی فکر میکند؟ هر حسابرس ذاتاً به کیفیت متعهد است و هر موسسهای مراحل نهایی کنترل کیفیت را در فرآیند تولید خود گنجانده است. با این حال، با جدیدترین استاندارد مدیریت کیفیت AICPA، یعنی SQMS 1، موسسات باید رویکردی جامعتر و سیستمی به کیفیت داشته باشند. با نزدیک شدن به مهلت پیادهسازی در 15 دسامبر 2025، این طرز تفکر باید به سرعت تغییر کند.
چالش اسناد کنترل کیفیت سنتی (QCD)
طبق استانداردهای کیفیت قبلی، موسسات موظف به ایجاد یک سند کنترل کیفیت (QCD) بودند. اکثر موسسات این اسناد را با ایجاد تغییرات جزئی در یک الگوی آماده تهیه میکردند که نتیجه آن سندی ایستا بود که در قفسهها خاک میخورد. این سند هر سه سال یکبار برای بررسی همکاران (peer review) بیرون آورده میشد. به نظر میرسد که در این بررسیها به ندرت کنترل میشد که آیا سند هنوز مرتبط است یا از زمان ایجاد بهروز شده است یا خیر. از این رو، سند کنترل کیفیت عمدتاً یک تیک در چکلیست بررسی همکاران بود.
معرفی SQMS 1: یک سیستم مدیریت کیفیت پویا
در مقابل، استاندارد SQMS 1 موسسات را ملزم به توسعه یک سیستم مدیریت کیفیت (QMS) پویا میکند که باید متناسب با هر موسسه سفارشیسازی شود. این استانداردها از موسسات میخواهند که هشت جزء اصلی را برای توسعه یک سیستم جامع جهت بهبود پیشگیرانه کیفیت در قراردادهای حسابرسی و اطمینانبخشی مدنظر قرار دهند. راهنماهای عملی AICPA هشدار میدهند که رویکرد کپی-پیست در اینجا کارساز نخواهد بود.
در طول دو سال گذشته که به موسسات برای ایجاد QMS ویژه خود کمک کردهایم، متوجه چند حوزه شدهایم که موسسات در آن با چالش مواجه هستند. هدف ما در این مقاله ارائه شفافیت بیشتر برای تسهیل این فرآیند است.
یک QMS سیستم است، نه یک سند
یک رویکرد اشتباه که با آن مواجه شدهایم، جایگزینی کلمه «سند» با «سیستم مدیریت» در QCD قبلی است. مشکل اینجاست که QCD مجموعهای ایستا از سیاستهای آرمانی بود که به ندرت در فرهنگ کیفیت موسسه تنیده میشد. در مقابل، یک QMS چارچوبی پویا از اهداف متقابل با سیاستها و رویههایی برای نظارت بر کیفیت و رویدادهای ریسک و اصلاح مشکلات در هنگام بروز آنهاست. فرآیندهایی مانند تحلیل علل ریشهای (Root Cause Analysis) و روش «پنج چرا» (Five Whys) برای شناسایی و حل مشکلات اساسی توصیه میشود. برخلاف QCD که به ندرت بهروز میشد، QMS باید حداقل سالانه بهروز شود تا با موسسات حسابرسی شما همگام باشد.
اهمیت سفارشیسازی QMS برای موسسه شما
هر موسسه منحصربهفرد است، بنابراین هر موسسه باید QMS خاص خود را ایجاد کند که ماهیت قراردادهای انجام شده توسط آن را منعکس کند. ما با اسناد QCD مواجه شدهایم که واقعیت موسسات را بازتاب نمیدادند. برای مثال:
- سندی که بیان میکرد پاداشها بر اساس کیفیت کار است، اما هیچ مکانیسمی برای اجرای آن وجود نداشت.
- موسسهای که طی بازرسیهای سالانه مشکلات را شناسایی کرده بود، اما هیچ اقدامی برای رفع یا اطلاعرسانی آنها انجام نداده بود.
- اسنادی که ادعا میکردند حسابرسیهای دولتی انجام نمیدهند، در حالی که تعداد زیادی از این نوع حسابرسیها را داشتند.
برای دستیابی به یک سیستم کارآمد، ما اهداف SMART را توصیه میکنیم: مشخص (Specific)، قابل اندازهگیری (Measurable)، قابل اجرا (Actionable)، مرتبط (Relevant) و بهموقع (Timely). این رویکرد به بهبود فرآیندهای داخلی و مدیریت فایلها نیز کمک میکند.
فراتر از کلمات: پیادهسازی عملی QMS
توسعه اهداف کیفیت و سیاستهای همراه آن نیازمند بحث و تفکر عمیق است. اما اشتباه بزرگ این است که فکر کنیم با ارسال ایمیل نهایی حاوی سند، کار تمام شده است. از آنجایی که این یک سیستم مدیریت کیفیت است، باید به چگونگی تغییر عملیات موسسه خود فکر کنید:
- این سیستم چگونه از توسعه فرهنگ کیفیت حمایت خواهد کرد؟
- چه تغییراتی برای تضمین تعهد کامل موسسه به کیفیت لازم است؟
- چه جلساتی برای بررسی رویدادهای ریسک باید برنامهریزی شود؟
اینها تنها چند سوالی است که باید در نظر بگیرید تا کیفیت به یک دغدغه روزمره تبدیل شود، نه فقط یک مرحله برای مسئول کنترل کیفیت.
کیفیت تنها هدف نیست
در حالی که تمرکز امسال بر کیفیت است، این تنها یکی از سه ضلع مثلث متساویالاضلاعی است که یک موسسه پایدار و موفق را میسازد. دو ضلع دیگر خدمات مشتری و سودآوری هستند. بدون تعادل در هر سه ضلع، موسسات با مشکل مواجه خواهند شد. بهترین سیستم QMS به آرامی عمل میکند و به شما امکان میدهد روی کاری که در آن بهترین هستید تمرکز کنید و در نهایت به سودآوری پایدار دست یابید که از استانداردهای حسابرسی روز تبعیت میکند.
منبع: Accounting Today
